News über Schließsysteme, Check-in Automation und Zutrittsmanagement

Check-in Automation als Schlüssel zur effizienten Gästeorganisation

Check-in Automation als Schlüssel zur effizienten Gästeorganisation

Wie digitale Check-in Prozesse Betriebskosten senken und Abläufe effizient strukturieren

Effiziente Abläufe und planbare Betriebskosten sind heute zentrale Erfolgsfaktoren für Beherbergungsbetriebe wie Hotels und Serviced Apartments. Der digitale Check-in entwickelt sich dabei vom Komfort-Feature zur strategischen Organisationslösung.

Wir zeigen im März 2026 auf der ITB Berlin und der INTERNORGA in Hamburg, wie Check-in Automation und moderne Zutrittssysteme als integrierter Gästeprozess funktionieren – strukturiert, wirtschaftlich und zukunftsfähig.

Warum digitaler Check-in mehr ist als Technik

Viele Betriebe betrachten den Check-in noch isoliert als einzelnen Prozessschritt. In der Praxis entstehen jedoch häufig Kosten durch manuelle Abläufe, Medienbrüche und unklare Zuständigkeiten.

Digitale Check-in Prozesse ermöglichen:

  • standardisierte Abläufe
  • weniger manuelle Zwischenschritte
  • klare Prozessdefinitionen
  • höhere Planungssicherheit
  • reduzierte Personalkosten im Hotelbetrieb

Check-in Automation bedeutet für uns nicht nur Digitalisierung, sondern strukturierte Gästeorganisation.

Check-in und Zutritt als durchgängiger digitaler Ablauf

Mit unserem 24-7 Self-Check-in Terminal ermöglichen wir Gästen einen selbstständigen Check-in – unabhängig von klassischen Rezeptionszeiten. Gleichzeitig werden im Hintergrund definierte Prozessschritte digital dokumentiert und standardisiert.

Der entscheidende Unterschied liegt jedoch im Gesamtsystem: Wir verbinden digitalen Check-in direkt mit moderner Zutrittsorganisation. Buchung, Identifikation, Berechtigung und Türöffnung greifen ineinander. Dadurch entsteht ein stabiler, nachvollziehbarer Ablauf vom Ankunftsmoment bis zum Zimmerzugang.

Das reduziert Fehlerquellen, entlastet Mitarbeitende und schafft transparente Strukturen.

 

Self-Check-in Lösungen für unterschiedliche Hotelkonzepte

Unser Portfolio umfasst:

  • kompakte Self-Check-in Lösungen für die Lobby
  • Designmodelle für architektonisch integrierte Konzepte
  • Wandmodelle für Innen- und Außenbereiche
  • elektronische Zutrittssysteme für Hotels und Serviced Apartments
  • skalierbare Schließsysteme für unterschiedliche Betriebsgrößen

Ob Hotel, Apartmenthaus oder größere Hotelstruktur, unsere Systeme wachsen mit.

KI-gestützte Gästekommunikation als Ergänzung

Ergänzend demonstrieren wir gemeinsam mit der THOESCH GmbH die Lösung askAnouk.AI, die KI-gestützte Gästekommunikation ermöglicht.

Durch automatisierte Interaktion können Informationsprozesse effizient unterstützt und Mitarbeitende zusätzlich entlastet werden. Digitale Kommunikation wird so zum strukturierten Bestandteil der Gästeorganisation.

 

Betriebskosten senken durch strukturierte Prozesse

Digitale Check-in Prozesse wirken sich unmittelbar auf die Wirtschaftlichkeit aus.

Wir unterstützen Betriebe dabei:

  • Personaleinsätze planbarer zu gestalten
  • administrative Abläufe zu reduzieren
  • Wartezeiten zu minimieren
  • operative Kosten nachhaltig zu senken
  • Investitionen langfristig abzusichern

Check-in Automation wird damit zu einem strategischen Organisationsinstrument – nicht nur zu einer technischen Lösung.

 

Besuchen Sie uns auf der ITB Berlin und der INTERNORGA

Im März 2026 präsentieren wir unsere Lösungen auf zwei wichtigen Branchenleitmessen in Deutschland:

  • ITB Berlin | 3.–5. März 2026 I Halle 7.1c | Stand 125
  • INTERNORGA Hamburg | 13.–17. März 2026 I Halle B4 | Stand 418

Gerne zeigen wir Ihnen vor Ort, wie Ihr Betrieb mit einer durchdachten Check-in Automation effizienter, strukturierter und wirtschaftlicher organisiert werden kann.

 

Fazit: Digitalisierung als strukturierter Prozess

Digitalisierung im Hotel bedeutet nicht, einzelne Komponenten zu ersetzen. Es geht darum, Check-in und Zutritt als integrierten Gesamtprozess zu verstehen. Mit einer klar strukturierten Check-in Automation schaffen wir gemeinsam mit unseren Kunden stabile Abläufe, planbare Kosten und langfristige Investitionssicherheit.

👉 Besuchen Sie uns auf den Messen oder kontaktieren Sie uns für eine Beratung. Key & Card AG – einfach. genial. digital.

Neue PMS-Integrationen

Neue PMS-Integrationen

Hotelsoftware von SHS, HS3 und bald 3RPMS   

Ein Self-Check-in Terminal entfaltet seine volle Stärke erst dann, wenn es sich reibungslos in die bestehende Softwarelandschaft eines Hotels, Apartmenthauses oder Feriendomizils integriert. Genau deshalb erweitern wir unser Portfolio an Property Management System (PMS) Integrationen kontinuierlich. Unser Anspruch ist es, Gastgebern maximale Flexibilität zu bieten und die Systeme einzubinden, die sie bereits im Einsatz haben oder künftig nutzen möchten, somit haben Sie auch eine grosse Flexibilität in der PMS Auswahl.

Mit den neuesten Anbindungen sind unsere Terminals jetzt auch für alle Betriebe verfügbar, die Hotelsoftware von SHS,HS3 und bald auch 3RPMS einsetzen.

Aktuelle PMS-Integrationen im Überblick

Unsere Check-in Terminals sind bereits mit zahlreichen Hotelsoftware-Lösungen verbunden. Dazu gehören: Apaleo, Checkin24-7.net, Casablanca, Citadel, elina, Guestline, Hotline, Ibelsa, Mews, Opera Suite 8, planet, Protel-IO, Protel-Pika, Zimmersoftware

neu: HS3 Hotelsoftware, SHS Swiss Hotel Software und bald auch 3RPMS Hotelsoftware

Sollte Ihr PMS nicht aufgeführt sein, prüfen wir gerne die Möglichkeit einer individuellen Integration. Gerne beraten wir Sie auch unabhängig welches PMS für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist.

Damit können Nutzer dieser Systeme ihren Gästen ab sofort den gesamten Check-in Prozess digital und rund um die Uhr ermöglichen: vom Walk-in, Check-in über die Bezahlung bis hin zur Ausgabe von Keycards oder PIN-Codes, ist alles möglich.

Mit den neuesten Integrationen von SHS Swiss Hotel Software, HS3 Hotelsoftware und bald auch 3RPMS Hotelsoftware stehen Gastgebern 3 weitere Optionen zur Verfügung.

 

HS3 Hotelsoftware – bewährt und jetzt Teil von Mews

Die HS3 Hotelsoftware ist besonders im deutschsprachigen Raum etabliert. Betreiber nutzen Module von Front Office über Housekeeping bis zu individuell gestaltbaren Auswertungen. Bedienbarkeit ist einfach, neue Mitarbeitende finden schnell Zugang.

HS3 wurde im Jahr 2024 von Mews übernommen. Für bestehende Nutzer bleibt Produkteinsatz wie gewohnt möglich, Dienstleistungsumfang und Support werden aktuell fortgeführt. Es wird eine Migration zur Mews Hospitality Cloud angeboten, Details zur Datenübernahme und zu Kosten stehen noch aus.

Durch die Integration in das Self-Check-in Terminal werden Buchungsdaten automatisch synchronisiert. Gäste checken eigenständig ein, begleichen offene Beträge und erhalten ihre Keycards, ohne manuellen Aufwand an der Rezeption.

 

SHS Swiss Hotel Software – für die französische Schweiz

Mit SHS Swiss Hotel Software steht nun ein in der französischsprachigen Schweiz bekanntes PMS für die Integration mit unseren Self-Check-in Terminals zur Verfügung. SHS wurde speziell für die Hotellerie entwickelt und deckt alle wesentlichen Bereiche von der Reservierung über das Front Office bis hin zu Reporting und Schnittstellenmanagement ab.

In Verbindung mit unseren Terminals profitieren Hotels von einem nahtlosen Prozess: Gäste können rund um die Uhr selbstständig einchecken, Zahlungen tätigen und ihre Zugangsdaten erhalten.

3RPMS Hotelsoftware – demnächst verfügbar

Die 3RPMS Hotelsoftware ist eine vollständig webbasierte Lösung und bietet damit maximale Flexibilität. Sie eignet sich besonders für Hotels und Apartmenthäuser, die ortsunabhängig arbeiten möchten und auf Cloud-Technologie setzen.

Das System umfasst Module für Revenue Management, Channel Management, Reporting und weitere Funktionen, die einen effizienten Hotelbetrieb unterstützen. Die Schnittstelle zur HotelPlatform.io befindet sich aktuell in der Abschlussphase der Entwicklung und wird voraussichtlich bis Ende Oktober einsatzbereit sein. Sobald diese bereitsteht, entsteht ein durchgängiger digitaler Workflow: von der Online-Buchung über die Bezahlung bis hin zur Ausgabe der Keycard oder des PIN-Codes.

Betriebe profitieren von der Möglichkeit, alle Prozesse zentral zu steuern, jederzeit und von jedem Ort aus.

 

Self-Check-in für noch mehr PMS-Nutzer

Mit den neuen Integrationen von SHS, HS3 und bald 3RPMS stehen unsere Terminals auch den Betrieben zur Verfügung, die diese Systeme im Einsatz haben. Das bedeutet für Gastgeber eine einfache Erweiterung ihres bestehenden Setups, für Gäste einen reibungslosen Self-Check-in und für Teams eine spürbare Entlastung im Alltag.

Die Verbindung mit unseren Self-Check-in Terminals reduziert den administrativen Aufwand, steigert die Effizienz und sorgt für ein nahtloses Gästeerlebnis. So wird Digitalisierung praxisnah umgesetzt und schafft spürbaren Mehrwert im täglichen Betrieb.

👉 Ihr PMS ist bereits auf der Liste oder Sie wünschen sich eine persönliche Empfehlung für Ihr Haus? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten.